Checkliste für Veranstaltungen

Checkliste für Veranstaltungen

Sie planen eine größere öffentliche Veranstaltung?
Damit Ihre Veranstaltung in der Gemeinde Jossgrund erfolgreich und reibungslos durchgeführt werden kann, sollten einige organisatorische und rechtliche Punkte frühzeitig beachtet werden. Die folgende Checkliste dient Ihnen als Orientierung.

Werfen Sie bitte einen kurzen Blick über unsere Checkliste:

✔ 1. Veranstaltungstermin abstimmen

Prüfen Sie zunächst unseren Veranstaltungskalender, um Terminüberschneidungen mit bereits geplanten Veranstaltungen möglichst zu vermeiden. Eine vollständige Vermeidung von Überschneidungen ist zwar nicht immer möglich, eine frühzeitige Abstimmung erleichtert jedoch die Planung für alle Beteiligten.

✔ 2. Gemeindliche Räume oder Säle reservieren

Benötigen Sie einen gemeindlichen Raum oder Saal? Informieren Sie sich zunächst über die Verfügbarkeit und nehmen Sie die Buchung möglichst frühzeitig vor.

✔ 3. Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden

Wer Speisen oder alkoholische Getränke im Rahmen einer öffentlichen Veranstaltung anbietet oder ausschenkt, muss – soweit erforderlich – einen vorübergehenden Gaststättenbetrieb anzeigen bzw. eine Ausschankgenehmigung beantragen. Bitte wenden Sie sich hierzu rechtzeitig an das Ordnungsamt.

✔ 4. Veranstaltung im Veranstaltungskalender eintragen

Damit Ihre Veranstaltung öffentlich bekannt gemacht wird und andere Veranstalter den Termin berücksichtigen können, tragen Sie diese bitte frühzeitig in den Veranstaltungskalender der Gemeinde ein.

✔ 5. Brandsicherheitsdienst beachten

Ob für eine Veranstaltung ein Brandsicherheitsdienst erforderlich ist, entscheidet unser Ordnungsamt.

Der Ablauf ist wie folgt:

• Der Veranstalter meldet die Veranstaltung beim Ordnungsamt an.
• Das Ordnungsamt prüft die Veranstaltung und ordnet bei Bedarf einen Brandsicherheitsdienst an.
• Der Brandsicherheitsdienst wird von der Freiwilligen Feuerwehr durchgeführt.

Wichtig: Die Anmeldung der Veranstaltung sollte spätestens vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin erfolgen.

✔ 6. Erfordernis eines Sicherheitskonzepts

Ab einer erwarteten Besucherzahl von 500 Personen ist ein Sicherheitskonzept grundsätzlich erforderlich. Auch bei kleineren Veranstaltungen kann ein Sicherheitskonzept – abhängig von Art und Umfang der Veranstaltung – sinnvoll oder notwendig sein.

Das Sicherheitskonzept wird gemeinsam vom Veranstalter und dem Ordnungsamt erarbeitet und anschließend der Polizei zur Kenntnis gegeben.

✔ 7. Straßensperrungen beantragen

Sind für Ihre Veranstaltung Straßensperrungen oder verkehrsrechtliche Maßnahmen erforderlich, stimmen Sie diese bitte frühzeitig mit dem Ordnungsamt bzw. der Straßenverkehrsbehörde ab. Die Polizei wird über die angeordneten Maßnahmen informiert.

Bitte beachten Sie: Der Antrag sollte spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung gestellt werden.

✔ 8. GEMA-Anmeldung nicht vergessen

Werden bei einer Veranstaltung urheberrechtlich geschützte Musikwerke öffentlich wiedergegeben (z. B. Live-Musik, DJ oder Musik vom Tonträger), ist die Veranstaltung grundsätzlich bei der GEMA anzumelden.

Zur Stärkung des Ehrenamts übernimmt das Land Hessen die GEMA-Gebühren für Veranstaltungen von Ehrenamtlern und Vereinen.  Bedingungen: Ihr Verein oder Ihre Organisation hat seinen Sitz in Hessen. Die Veranstaltungsfläche ist nicht größer als 500 m². Es wird kein Eintrittsgeld verlangt.